Wozu dient ein Sicherheitsordner auf einer Baustelle?
Der Sicherheitsordner sichert alle Baudokumente und wird heute als digitale Baustellendokumentation im Idealfall in der Cloud geführt. Die lückenlose Dokumentation sichert die erfolgreiche Durchführung des Bauvorhabens, seine Übergabe und Abrechnung ab. Dokumente werden im Bauprozess unabhängig von ihrer Form (digital oder in Papierform) häufig in verschiedenen Ordnern und bei verschiedenen Verantwortlichen geführt. Der Sicherheitsordner fasst sie zusammen.
Vorteil des Sicherheitsordners
Der Vorteil des Sicherheitsordners vor allem in seiner digitalen Form besteht darin, dass es eine zentrale Stelle für alle Dokumente gibt. Zu diesen können gehören:
- Pläne
- Baubeschreibung
- Protokolle
- Bilder
- Verlauf des Bauprozesses
- Kalkulationen
- abrechenbare Leistungen
- gegebenenfalls Mängelbeschreibungen
- uvm.
In einem digitalen Sicherheitsordner lassen sich mit Suchkriterien alle Dokumente blitzschnell finden. Digitale Sicherheitsordner können als App auf dem Smartphone geführt werden, sodass der Bauleiter auch auf der Baustelle ständig den Überblick behält.
Ordnerstruktur
Die Ordnerstruktur kann der Verantwortliche selbst erstellen, auch wenn Softwareprogramme für den Sicherheitsordner hierfür Vorschläge unterbreiten. Eine eigene Struktur kann vorteilhaft sein, wenn ein Bauunternehmen für sämtliche seiner Baustellen einen einheitlichen Dokumentationsstandard anstrebt (empfohlen). Innerhalb dieser Struktur legt der Sicherheitsordner neu aufgenommene Dokumente, Einträge im Bautagebuch oder Bilder automatisch richtig ab. Mit Schlagworten (Tags) lassen sich alle Informationen schnell wieder finden. Bilder können entweder direkt vom Foto durch Sharing oder aus der Galerie des Smartphones in den Sicherheitsordner geladen werden.
Administration des Sicherheitsordners
Sofern der Sicherheitsordner in der Cloud geführt wird, was heute der gängige Standard ist, können mehrere Personen darauf zugreifen, was sich administrieren lässt. Möglicherweise können einige Beteiligte alles lesen und bearbeiten, andere können nur lesen, aber bestimmte Dokumente nicht bearbeiten, wieder andere Personen haben nur einen Zugriff auf Teilbereiche. Auf jeden Fall sehen alle Beteiligten jederzeit die gleichen Daten, weil die Aktualisierung in der Cloud im Sekundentakt erfolgt.
Unerlässliche Baustellendokumentation
Die Baustellendokumentation ist auch aus juristischen Gründen unerlässlich. Der Sicherheitsordner sorgt dafür, dass keine Informationen verloren gehen können.